• tr
  • en
  • fr
  • KVKK AYDINLATMA METNİ

    KVKK POLİTİKASI 

     

    Politika, Kapsam ve Amaç

    Yönetim Kurulu ve yönetimi, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Hage Grup tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Kurulu bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

    Kapsam

    Politika hükümleri, Hage Grup’un faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.
    Bu politika Hage Grup’un tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma personelini, ziyaretçileri, üçüncü kişileri, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır.

    Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin Amaçları

    Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Hage Grup’un kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi , Hage Grup’ un kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; ‘Hage Grup’ un kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

    Hage Grup, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Hage Grup’un benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

    Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;

    Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;

    Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;

    Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;

    Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;

    Hage Grup tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;

    Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;

    Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Hage Grup’un hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;

    Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;

    Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;

    Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;

    Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;

    Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;

    Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Hage Grup’un kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;

    Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personel/leri belirlemek.


    Bildirimler


    Hage Grup’un tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma personellerini, stajyer ve sözleşmeli personelin bu politikayı ihlal edici her türlü eylemine Hage Grup’un disiplin mevzuatı uygulanacak ve söz konusu ihlalin suç veya kabahat oluşturması halinde durum en kısa süre içerinde ilgili makamlara bildirilir.

    Hage Grup’un kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ve Hage Grup birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az Hage Grup’unki kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin Hage Grup’un denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın Hage Grup tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

    Tanımlar

    Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
    Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
    İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
    Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
    Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
    Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
    KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
    KVKK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
    KVKK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
    Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
    Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
    Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi
    ifade eder.

    Görev ve Sorumluluklar

    Hage Grup, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.

    Üst Yönetim, yönetici ve denetçi pozisyonlarında olanlar başta olmak üzere tüm personeller, Hage Grup bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.

    KVK Komitesi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ve sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması ve belgelenmesi konularında görevli birim olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.

    KVK Komitesi

    KVK Komitesi üyeleri yönetim kurulu tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında uzmanlık ve tecrübe sahibi olmaları
    dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Kurulu’na rapor sunar.

    KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları

    Komite, Yönetim Kurulu’nu Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.

    Komite, Hage Grup’un politikalarının ve prosedürlerinin güncel olduğunu ve veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumluluğunu sağlamakla sorumludur.

    Komite kişisel veri koruma konularında tüm ilgili personelle birlikte hareket eder.

    Komitenin ana görev ve sorumlulukları şunlardır:

    Hage Grup, ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye vermek.

    Hage Grup personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye vermek.

    Hage Grup’ın veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözlemlemek.

    Hage Grup ’in kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katkı sağlamak.

    Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında Hage Grup içinde sorumlulukları tayin etmek.

    Kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlamak.

    Düzenli denetimler yaparak Kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumu gözlemlemek ve Yönetim Kurulu’na raporlamak.

    KVK Kurulu ile iş birliği ve irtibat halinde hareket etmek.

    KVK Kurulu nezdinde Hage Grup’un irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görecek sorumluları belirlemek.

    Kişisel veri ihlali olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi için resmi prosedür geliştirmek.

    İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlamak.

    Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye vermek.

    Hage Grup, bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu ve kullanıldığını ve bunların ilgili mevzuata uygun olarak saklanma koşularını temin etmek.

    Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, makullük, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmeleri yapmak.

    Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrolleri belirlemek ve uygulamak, gerekli olabilecek ilave kontrolleri önermek.

    Hage Grup içinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturduğu konuları ve ilgili önerilerini Yönetim Kurulunun gündemine sunmak.

    KVK Komitesi Hage Grup ’ın kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili tüm sistemlerde denetleme yetkisine sahiptir. KVK Komitesi görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dahil olmak üzere iş birliği sağlama talebinde bulunabilir. Bu iş birliğinin sağlanmaması durumunda Komite durumu Yönetim Kuruluna rapor eder.

     

    Hage Grup ’un kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.

    İnsan Kaynakları birimi, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

    Hage Grup personeli, Hage Grup ’a kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

     

    Veri Koruma İlkeleri

    Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Hage Grup’un politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

    Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.

    Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

    Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

    İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

    İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

    Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.

    Bu doğrultuda Hage Grup gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili alanlarda aydınlatma metni/gizlilik bildirimlerine yer verir. Hage Grup tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

    Hage Grup ’un veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,

    İşlenen kişisel veri türleri,

    Kişisel verinin işlenme amaçları,

    Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,

    Veri sahibinin hakları,

    Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

    Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.

    Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.

    Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından KVK Komitesine bildirilir. KVK Komitesi yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.

    Kişisel veriler uygun ve ilgili olmalı, amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.

    Hage Grup’un işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmamasını ve işlenmemesini sağlamakla yükümlüdür.

    Hage Grup, periyodik olarak, kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

    Hage Grup   yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim ve/ veya dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

    Hage Grup, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

    Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.

    Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir.

    İnsan Kaynakları, biriminin yöneticisi tüm personelin, kişisel verilerin doğru ve güncel olarak toplanması ve tutulması konusunda eğitilmesinden sorumludur.

    Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği, ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.

    Personeller/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Hage Grup’u bilgilendirmelidirler. Bu şekilde bir bildirim yapılması üzerine söz konusu kaydın düzeltilmesi ve güncellenmesi ilgili birimin sorumluluğundadır.

    KVK Komitesi veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.

    Kişisel veriler, yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse işlenmelidir.

    Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.

    Kişisel verilerin Saklama ve İmha Politikası uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmesi için KVK Komitesinin yazılı onayına bağlıdır.

    Veri Sahiplerinin Hakları

    Veri sahipleri haklarındaki Hage Grup nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

    Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

    Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

    Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

    Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

    Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

    KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

    İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

    İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

    Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.


    Veri sahipleri, kişisel verilerine erişme ve yukarıda sayılan haklarını kullanma talebinde bulunabilirler. Bu talepler hakkında 30 gün içerisinde cevap verme işlemi yerine getirilir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler Talep Yönetim Prosedürü uyarınca gerçekleştirilir.

    Veri sahipleri taleplerini “info@hagegrup.com” adresine kayıtlı e-posta adresi üzerinden iletebilirler.

    Hage Grup, tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. Hage Grup, personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.
     

    Açık Rıza Alınması

    Hage Grup, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle, hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan, rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Hassas veriler bakımından açık rıza mutlaka yazılı olarak alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.

    Açık rıza, açık rıza formu şablonu veri sahibine imzalatılarak veya veri sahibiyle yapılacak sözleşme veya elektronik formda bu şablonda yer alan unsurlara yer verilmesi suretiyle alınabilir. Personeller, personel adayları ve müşterilere ilişkin rutin olarak işlenen kişisel veriler bakımından açık rıza, ilgili sözleşme veya formlar aracılığıyla alınır.

    Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde ilgili birimce tek bir liste halinde açık rızası alınmış kişilerin listesi tutulur.  Bu listenin güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.

    Veri Güvenliği

    Tüm personel, Hage Grup tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan kişisel verilerin güvenli olarak tutulmasını sağlamakla yükümlüdür.

    Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Kişisel verilerin güvenliği, Hage Grup’un KVK Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.

    Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları Hage Grup tarafından en kısa süre içerisinde KVK Kuruluna ve ilgili kişiye bildirilir.

    Veri Paylaşımı

    Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

    Veri sahibin açık rızasının alınmış olması.

    Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

    Hage Grup, taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

    Hage Grup’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

    İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

    Hage Grup haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Hage Grup’ın , meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

    Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması ve veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.

    Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.
    Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Kurulu nezdinde gerekli izin ve bildirim işlemlerinin yapılması sağlanır.

    Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVKK Taahhütnamesi yapılır. KVKK Taahhütnamesi minimumda şunları içerir:

    Paylaşımın amacı veya amaçları;

    Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları;

    Paylaşılacak veri kategorilerinin neler olduğu (bu amaçlarınız için gerekli minimum düzeyde tutulmalıdır);

    Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler;

    Veri güvenliği tedbirleri;

    Paylaşılan verilerin tutulma süresi;

    Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme prosedürleri;

    Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi ve

    Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.

     

    Hage Grup TarafındanYürütülen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri Kapsamında İşlenen Kişisel Veri İşleme Amaçları, Kişisel Veri Sahipleri, Kişisel Veri Kategorileri ve Paylaşılan Taraf Kategorileri

     

    Kişisel Veri İşleme Amaçları


    Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi kapsamında Hage Grup tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında veri işleme amaçları aşağıdaki gibidir:

    Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

    Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

    Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

    Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

    Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi

    Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

    Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

    Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

    Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

    Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

    Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

    Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

    Görevlendirme Süreçlerinin Yürütüllmesi

    Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

    İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

    İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

    İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

    Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

    Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

    Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

    Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

    Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

    Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

    Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

    Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

    Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

    Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

    Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

    Talep / Şikayetlerin Takibi

    Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

    Ücret Politikasının Yürütülmesi

    Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

    Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

    Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

     

    Kişisel Veri Sahipleri

     

    KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİSİAÇIKLAMA
    Çalışan AdayıHage Grup’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Hage Grup’un incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
    ÇalışanHage Grup, tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve altyapısının sağlanması, hukuki uyum vb faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen çalışanlar.
    Tedarikçi ÇalışanıHage Grup’un ticari faaliyetlerini yürütürken Hage Grup’un   emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Hage Grup’a hizmet sunan taraf çalışanı.
    Tedarikçi YetkilisiHage Grup ticari faaliyetlerini yürütürken Hage Grup’un emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Hage Grup’a hizmet sunan taraf yetkilisi.
    Müşteri (Ürün veya Hizmet Alan Kişi)Hage Grup ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Hage Grup iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler.
    Veli, Vasi, TemsilciHage Grup   kapsamında kişisel verisi elde edilen velivasi ya da temsilci sıfatındaki kişiler.
    ZiyaretçiHage Grup   sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
    Diğer( Konuşmacı ) Hage Grup’in düzenlendiği fuarlarda konuşma yapmaya gelen gerçek kişiler

     

    Kişisel Veri Kategorileri

     

    KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİAÇIKLAMA
    Kimlik BilgisiKişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, işyeri bilgisi, sicil no., vergi numarası, unvan, biyografi vb. bilgiler ile ehliyet, mesleki kimlik, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler
    İletişim BilgisiTelefon numarası, adres, e-posta adresi, faks numarası vb. bilgiler
    İşlem Güvenliği BilgisiFaaliyetlerimizin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları, IP bilgisi, kimlik doğrulama bilgileri)
    Müşteri İşlem BilgisiÇağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler, sipariş bilgisi, talep bilgisi gibi bilgiler
    Özlük BilgisiÇalışanın bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi veriler
    Çalışan Adayı BilgisiÇalışan adayının özgeçmişinde yer alabilecek bilgiler
    Lokasyon Bulunduğu yerin konum bilgileri vb.
    Hukuki İşlem BilgisiHukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
    Finansal BilgiHage Grup kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, borç/alacak bilgisi gibi veriler
    Risk YönetimiTicari, Teknik , idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler vb.
    Fiziksel Mekan Güvenlik BilgisiFiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, araç bilgisi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.
    Mesleki DeneyimDiploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri gibi bilgiler
    Görsel ve İşitsel VerilerFotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç) ve ses kayıtları
    Sağlık BilgileriEngellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri vs.
    Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik TedbirleriCeza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler
    Dernek Üyeliği Dernek üyeliği bilgileri vb.
    Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnaçlarDiğer inançlarına ilişkin bilgiler, Dini aidiyetine ilişkin bilgiler, Felsefi inancına ilişkin bilgiler, Mezhep aidiyetine ilişkin bilgiler v.b.

     

    Paylaşılan Taraf Kategorileri

     

    PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİSİTANIMIPAYLAŞMA AMACI
    Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileriİlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileriİlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
    Herkese AçıkTüm gerçek ve tüzel kişileriHage Grup tarafından aleni şekilde paylaşılması amacıyla sınırlı olarak
    İş OrtaklarıHage Grup’un ticari faaliyetlerinin yürütülmesi gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflarİş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak
    TedarikçilerHage Grup’un ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında Hage Grup’un emir ve talimatlarına uygun ve sözleşme temelli olarak Hage Grup’a hizmet sunan taraflarŞirket’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak
    İştiraklar ve Bağlı Ortaklıklar Şirket’in hissedarı olduğu şirketlerŞirket’in iştiraklerinin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak
    Tedarikçiler Hage Grup’un ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, Hage Grup’un emir ve talimatlarına uygun ve sözleşme temelli olarak Hage Grup’a hizmet sunan taraflarŞirket’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak
    Topluluk ŞirketleriHage Grup’u oluşturan tüm şirketlerŞirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin planlanması ve faaliyetlerinin sürdürülmesi ile denetim gibi amaçlarla sınırlı olarak
    Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarıİlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’in bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıİlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

     

    Kayıtların Yönetimi

    Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri Saklama ve İmha Politikası uyarınca belirlenir. 

    İşlenme amaçları için gerekli süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine kişisel veriler, veri sahibi gerçek kişi tespit edilemeyecek şekilde ve Saklama ve İmha Politikası uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya imha edilir.

    Doküman Sahipliği ve Onay

    Bu dokümanın sahibi KVK Komitesidir ve bu politikanın yukarıda belirtilen gözden geçirme gereklilikleri uyarınca düzenli olarak gözden geçirilmesinden sorumludur.

    Bu dokümanın güncel versiyonu ortak alanlar üzerinden tüm Hage Grup personelinin erişimine sunulmuş ve şirket web sitesi üzerinden yayınlanmıştır.